Langkah Membuat Project Management yang Efektif – Pada dasarnya, project management adalah proses mengelola atau memimpin tim dalam mencapai target yang telah ditentukan dalam suatu proyek atau campaign. Suatu proyek biasanya terhambat oleh beberapa faktor. Inilah sebabnya manajemen proyek jadi sangat penting bagi para manajer.
1. Jabarkan proyeknya dalam bagian-bagian yang lebih kecil
Mulai dari paling awalnya dulu, yaitu dari nol. Semua proyek atau campaign memiliki kompleksitas dan terdiri atas berbagai lapisan. Ini berarti tahapannya berbeda-beda, tujuannya dan targetnya pun mungkin ada banyak. Saat memulai sebuah project, coba jabarkan sedetail mungkin hingga ke bagian-bagian terkecilnya. Untuk itu, coba jawab dulu pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Tujuan utama dari proyek ini adalah?
- Apa saja tahap-tahap yang harus dijalani dan apa bedanya masing-masing tahap?
- Apa hasil yang diharapkan dari setiap tahapan?
2. Ajak tim untuk berkumpul
Petakan siapa saja orang yang tepat untuk mengerjakan proyek ini. Pada setiap tahapnya, pertimbangkan:
- Orang yang bisa dan tahu cara mengerjakannya
- Individu yang bisa, tetapi masih perlu dibimbing untuk mengerjakannya
- Orang yang tidak bisa mengerjakannya tapi harus belajar supaya tahu
Kumpulkan orang-orang tersebut dalam tim dan pastikan mereka bisa saling membantu satu sama lain Lucky Neko PG Soft. Tunjuk seorang pimpinan tim yang dipercaya dan sisanya adalah orang yang memang berkomitmen untuk mengerjakan proyek tersebut.
3. Siapkan tools yang diperlukan
Tanpa tools atau segala alat penunjang, jangan harap tim bisa sukses menjalankan suatu proyek secara efektif.
- Tools yang sudah dimiliki
- Tools yang dibutuhkan
- Alat penunjang yang diperlukan
- Sumber daya yang sudah dimiliki
Dengan melakukan pengecekan ini, akan lebih mudah untuk menentukan apakah proyeknya sudah bisa jalan atau harus menunggu sampai semua sumber daya memadai.
Gantt charts adalah fitur untuk memantau dan menyusun timeline yang sudah umum dipakai banyak perusahaan. Dengan fitur ini, tim bisa melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap penugasan dan apa saja yang bisa dilakukan untuk mempercepat jalannya proyek.
4. Buat timeline yang realistis
Timeline adalah sebuah pendekatan strategis untuk menyelesaikan proyek atau campaign. Yang harus ada dalam timeline yang realistis adalah:
- Prioritas setiap tugas, dari yang paling mendesak ke yang tidak terlalu penting
- Tenggat waktu untuk setiap tahap
- Kalender proyek secara keseluruhan dan penjabaran lebih detailnya bagi setiap tim/fungsi/anggota tim tertentu